書類の整理・整頓と収納のワザ

会社の書類には、使用中の書類、不要になった書類、一定期間の保管が必要な書類、永久保存の必要がある書類など、家庭の書類とは異なり、長期間保管が必要な書類が大量にあります。
これらの書類は分類し、使用目的に応じて収納することがポイントとなるようです。

使用中の書類は、すぐに取り出しやすいところに保管しておくことが大切です。
誰もがすぐに分かるように、日付や項目ごとなど、分類方法を工夫することです。
ファイルの色分けやラベルを利用した分類法もよいかもしれません。

一定期間保管する必要のある書類は、保管期間や項目など、分かりやすく分類したうえで、一か所にまとめて年度や日付順に並べておくと、期限の到来が分かりやすくなります。
原本を残しておく必要がない書類や保管の必要がある資料は、スキャンして電子化しておけばよいようです。

紙媒体で残す必要がある場合でも、保管期間は必ず確認し、期間が過ぎたら処分するか、必要なら電子化していくのがよいようです。
長期保管、または永久保管が必要な書類は、会社にとって重要なものですので、他の書類とは別のファイルやバインダーを使用し、区別しておくことが必要かもしれません。
さらに紙媒体とスキャンデータの両方で保管しておき、特定の人しか触れることができない場所に置いておくこともおすすめです。

一方、家庭にたまりがちな書類には、必要な期限が限られているものがほとんどで、そのうち常に目につくところにおいておかなければならない書類は数枚程度でしょう。
そのような書類は、期限の日付を書いてバインダーやクリアファイルに入れ、すぐ手に取れる場所に置いておくのがいいかもしれません。
期限になったら、不要な書類はどんどん処分していきます。
処分に迷う場合には、一旦期限と決めて保管しておき、期限がきたときに再度見直すのがよいかもしれません。
必要がないと判断できたものからどんどん処分していくことがカギとなるようです。

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