忘れがちな雑用は書きだしてしまう

日常生活を送っていく中で、家族の予定を把握しておくことや、日々やるべきことをは青くしておいたり、実際にすべてを確実にこなしていくことはなかなか難しいかと思います。

うっかりすることを忘れてしまったり、億劫で後回しにしてしまうものなどもたくさんあるかと思います。
こういった雑用はやらなきゃやらなきゃと思っているうちにあっという間に日にちが経ってしまったり、このやらなきゃと思い続けること自体がストレスだったりもするかと思います。

こういった日常の雑用に関しては、雑用専用の表を作り、冷蔵庫などにはってしまいましょう。

ホワイトボードなど付箋を貼っていき、終わったものははがしていくような方法でもいいと思います。

また、期限があるものや重要度などに応じて優先度をつけていってもよいでしょう。

まずは、するべきことが一目でわかるようにしておくことが重要で、忘れてしまうということが防ぐことができるでしょう。

そして、優先順位の高い物から片付けたり、同時進行でできそうなものもわかり、一気に済ませることができるかと思います。

そして、家族全員の行動予定を把握しておくことも重要な事かと思います。夫の出張、子供の学校関連の予定など把握しておくことは多岐にわたるかと思います。

このようなものはトイレの扉に張り付けてしまうと、全員が見て把握できるでしょう。
学生時代に受験勉強をするときに単語や公式などを張り付けていた方も多いかと思います。

よの要領で家族それぞれの一週間分の予定を書きだして張り付けておき、追加になった予定は都度追加して書いていくといいかと思います。

家族全員が使う場所で目に入りやすい場所それでいてゆっくりと見ておける場所といえばトイレがベターなのかなと思います。

事務用品をスッキリ整頓

事務用品をうまく整理整頓するには、机の上に置くものは、数本の筆記用具、メモ帳、パソコンなど、必要最低限にとどめることがポイントです。
机は作業をする場所なので、スペースを広く空けておくことが作業効率を上げることにもつながります。

必要な書類やマニュアルなどは、書類バックを使って分類し、使用頻度に応じて棚や引き出しに収納しておくとよいかもしれません。
引き出しに収納する場合は、開けたときに背表紙のラベルが見えるように収納しておくと、取り出しやすくなります。
普段はほとんど使用しない書類で保管の必要がある伝票などは、トランクルームを利用するのもよい方法です。

文房具は、会社ではある程度のストックが必要になってきます。
そのため、整理整頓がきちんとされていないと、必要なときに見つけられず、必要のないものまで買ってしまうということになりかねません。
使用頻度の高いペン・ハサミ・ホチキスなどは、引き出しの中から取り出しやすくしておくことが大切です。
仕切り付きのミニケースを引き出しの中に入れておけば、文房具が乱雑になるのを防ぐことができそうです。

その他、パソコンやその付属品ではコードがごちゃごちゃと絡まっていると見た目にも整頓されていない印象を与えてしまいがちです。
配線をまとめるクリップや結束バンド、収納ボックスを利用することで、電子機器の配線をスッキリさせることができるようになります。
電子機器の配線を机の足に沿ってテープなどで止めるのも効果的な方法です。

書類の整理・整頓と収納のワザ

会社の書類には、使用中の書類、不要になった書類、一定期間の保管が必要な書類、永久保存の必要がある書類など、家庭の書類とは異なり、長期間保管が必要な書類が大量にあります。
これらの書類は分類し、使用目的に応じて収納することがポイントとなるようです。

使用中の書類は、すぐに取り出しやすいところに保管しておくことが大切です。
誰もがすぐに分かるように、日付や項目ごとなど、分類方法を工夫することです。
ファイルの色分けやラベルを利用した分類法もよいかもしれません。

一定期間保管する必要のある書類は、保管期間や項目など、分かりやすく分類したうえで、一か所にまとめて年度や日付順に並べておくと、期限の到来が分かりやすくなります。
原本を残しておく必要がない書類や保管の必要がある資料は、スキャンして電子化しておけばよいようです。

紙媒体で残す必要がある場合でも、保管期間は必ず確認し、期間が過ぎたら処分するか、必要なら電子化していくのがよいようです。
長期保管、または永久保管が必要な書類は、会社にとって重要なものですので、他の書類とは別のファイルやバインダーを使用し、区別しておくことが必要かもしれません。
さらに紙媒体とスキャンデータの両方で保管しておき、特定の人しか触れることができない場所に置いておくこともおすすめです。

一方、家庭にたまりがちな書類には、必要な期限が限られているものがほとんどで、そのうち常に目につくところにおいておかなければならない書類は数枚程度でしょう。
そのような書類は、期限の日付を書いてバインダーやクリアファイルに入れ、すぐ手に取れる場所に置いておくのがいいかもしれません。
期限になったら、不要な書類はどんどん処分していきます。
処分に迷う場合には、一旦期限と決めて保管しておき、期限がきたときに再度見直すのがよいかもしれません。
必要がないと判断できたものからどんどん処分していくことがカギとなるようです。